Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der SaaS-Plattform Klok (klok-zeiterfassung.de), die zwischen

und gewerblichen Kunden (Unternehmer im Sinne von § 14 BGB) – nachfolgend „Betreiber" –

geschlossen werden.

(2) Die AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern (§ 14 BGB). Verbraucher im Sinne von § 13 BGB sind von der Nutzung der Klok-Plattform ausgeschlossen.

(3) Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Betreibers werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

(4) Diese AGB gelten auch für alle zukünftigen Geschäftsbeziehungen mit dem Betreiber, auch wenn sie nicht nochmals ausdrücklich vereinbart werden.

(1) Der Anbieter stellt dem Betreiber die cloudbasierte SaaS-Plattform Klok zur digitalen Arbeitszeiterfassung und zum Workforce Management als Software-as-a-Service über das Internet zur Verfügung. Die Plattform umfasst je nach gebuchtem Tarif insbesondere:

• Digitale Arbeitszeiterfassung (An-/Abmeldung, Pausenerfassung, Schichtzeiten)
• Verwaltung von Mitarbeiterprofilen und Zugängen
• Dienstplanung und Schichtmanagement (Add-on: Dienstplan)
• Abwesenheitsverwaltung (Urlaub, Krankheit)
• Zeitkonten und Stundenübersichten (Add-on: Zeitkonto)
• Terminal-Funktion für die Vor-Ort-Stempelung
• Mitarbeiter-Web-App
• Admin-Panel für Betreiber

(2) Der genaue Leistungsumfang richtet sich nach dem jeweils gebuchten Tarif gemäß der aktuellen Preisübersicht auf klok-zeiterfassung.de.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform technisch weiterzuentwickeln, zu aktualisieren und den Funktionsumfang anzupassen, sofern die Kernfunktionalität der Zeiterfassung erhalten bleibt und dem Betreiber keine unzumutbaren Nachteile entstehen.

(4) Der Anbieter erbringt die Leistungen ausschließlich als technisches Werkzeug. Die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten liegt beim Betreiber als Verantwortlichem im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Näheres regelt der gesondert abzuschließende Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

(5) Der Anbieter stellt Funktionen zum Self-Service-Datenexport (CSV, JSON, PDF) sowie zur Mitarbeiter-Deaktivierung mit automatischer Anonymisierung bereit. Das Verfahren zum Datenlebenszyklus bei Vertragsende und beim Ausscheiden einzelner Beschäftigter regelt der AVV (§ 12a).

(1) Der Vertrag kommt durch die Registrierung des Betreibers auf klok-zeiterfassung.de und die Bestätigung dieser AGB sowie des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) zustande. Die Registrierung stellt ein bindendes Angebot des Betreibers dar; der Anbieter nimmt dieses Angebot durch Freischaltung des Kontos an.

(2) Jedem neuen Betreiber-Konto wird ein kostenloser Testzeitraum von 14 (vierzehn) Tagen ab Registrierung gewährt. Während des Testzeitraums stehen alle Funktionen des gewählten Tarifs ohne Berechnung zur Verfügung.

(3) Endet der Testzeitraum, ohne dass der Betreiber das Konto vor Ablauf der 14 Tage kündigt oder deaktiviert, geht der Vertrag automatisch in das kostenpflichtige Abonnement des gewählten Tarifs über. Der Betreiber wird 48 Stunden vor Ablauf des Testzeitraums per E-Mail erinnert.

(4) Um eine Umwandlung in ein kostenpflichtiges Abonnement zu verhindern, muss der Betreiber sein Konto vor Ablauf des Testzeitraums über das Admin-Panel unter Einstellungen → Konto kündigen oder deaktivieren.

(5) Für den Testzeitraum gelten diese AGB vollumfänglich, mit Ausnahme der Zahlungspflichten nach § 5.

(1) Der Vertrag läuft nach Ablauf des Testzeitraums auf unbestimmte Zeit und ist monatlich kündbar.

(2) Der Betreiber kann den Vertrag jederzeit zum Ende des laufenden Kalendermonats kündigen. Die Kündigung ist über das Admin-Panel (Einstellungen → Konto → Kündigen) oder per E-Mail an florian.alber@fatec.io möglich. Eine Kündigung in Textform (E-Mail) genügt.

(3) Der Anbieter kann den Vertrag ebenfalls jederzeit zum Ende des laufenden Kalendermonats kündigen, mit einer Ankündigungsfrist von 4 (vier) Wochen.

(4) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für eine außerordentliche Kündigung durch den Anbieter liegt insbesondere vor, wenn:

• der Betreiber trotz Mahnung mit zwei Monatsbeiträgen in Zahlungsverzug gerät;
• der Betreiber gegen wesentliche Pflichten aus diesen AGB oder dem AVV verstößt und den Verstoß trotz Abmahnung nicht behebt;
• über das Vermögen des Betreibers ein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet wird.

(5) Nach wirksamer Kündigung gilt für den Umgang mit den gespeicherten Daten folgendes Verfahren:

• a) Exportzeitraum (30 Tage): Der Betreiber kann seine Daten innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende über die Export-Funktion in strukturierten Formaten (CSV, JSON, PDF) herunterladen. Der Anbieter erinnert den Betreiber per E-Mail an die Exportmöglichkeit und die fortbestehenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Betreibers (§147 AO, §257 HGB, §16 ArbZG). Der Betreiber ist verpflichtet, die für seine eigenen Aufbewahrungspflichten erforderlichen Daten innerhalb dieses Zeitraums zu sichern. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für Daten, die nach Ablauf des Exportzeitraums nicht gesichert wurden.
• b) Sperrung (Tag 31–60): Der Zugang bleibt gesperrt. Daten bleiben erhalten. Reaktivierung ist auf Anfrage möglich.
• c) Anonymisierung und Löschung (ab Tag 61): Personenbezogene Daten werden irreversibel anonymisiert oder gelöscht. Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden in anonymisierter Form archiviert und nach Fristablauf endgültig gelöscht. Anonymisierte Daten unterliegen nicht mehr dem Anwendungsbereich der DSGVO.
• d) Löschbestätigung: Der Anbieter übermittelt nach Abschluss des Löschprozesses proaktiv eine schriftliche Bestätigung.
• e) Das vollständige Löschverfahren richtet sich nach dem AVV (§ 12a) sowie dem Löschkonzept des Anbieters.

(1) Die Vergütung richtet sich nach dem vom Betreiber gewählten Tarif und der aktuellen Preisübersicht auf klok-zeiterfassung.de. Alle Preise verstehen sich als Nettobetrag zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Der Betreiber kann zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung wählen. Bei jährlicher Vorauszahlung gilt der jeweils auf der Preisseite ausgewiesene Jahrespreis.

(3) Bei monatlicher Abrechnung wird der Betrag jeweils zu Beginn des Abrechnungsmonats fällig und per SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte eingezogen. Bei jährlicher Abrechnung erfolgt der Einzug zu Beginn des Vertragsjahres.

(4) Hinweis SEPA-Lastschrift: Bei erstmaliger SEPA-Lastschrift kann die Buchung bis zu 3 Werktage in Anspruch nehmen. Während dieser Zeit bleibt der Zugang zur Plattform uneingeschränkt bestehen. Der Betreiber erhält die Vorabankündigung (Pre-Notification) per E-Mail mindestens 5 Tage vor dem Einzugsdatum.

(5) Kommt der Betreiber mit einer Zahlung in Verzug, gilt folgendes Stufenverfahren:

(6) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) zu berechnen.

(7) Preisanpassungen werden dem Betreiber mindestens 4 (vier) Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail angekündigt. Widerspricht der Betreiber der Preisanpassung nicht innerhalb dieser Frist durch Kündigung, gilt die Anpassung als akzeptiert. Auf dieses Widerspruchsrecht wird in der Ankündigungs-E-Mail ausdrücklich hingewiesen.

(8) Der Betreiber erhält nach jeder Zahlung eine Rechnung per E-Mail an die hinterlegte Rechnungsadresse.

(1) Der Anbieter räumt dem Betreiber für die Dauer des Vertrags ein nicht-exklusives, nicht übertragbares Recht zur Nutzung der Klok-Plattform im Rahmen dieser AGB und des gebuchten Tarifs ein.

(2) Ein Unternehmen des Betreibers darf die Plattform für alle seine Betriebsstätten und Standorte unter einem Konto nutzen, sofern die Mitarbeiteranzahl des gebuchten Tarifs nicht überschritten wird.

(3) Der Betreiber darf autorisierten Dritten (insbesondere Steuerberatern, Lohnbüros oder externen HR-Dienstleistern) auf eigene Verantwortung Zugang zur Plattform gewähren, wenn:

• dies ausschließlich zur Unterstützung des Betreibers im Rahmen seiner eigenen Geschäftstätigkeit erfolgt;
• der Dritte zur Vertraulichkeit verpflichtet wird;
• der Dritte ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Betreibers handelt;
• der Betreiber sicherstellt, dass der Dritte diese AGB und den AVV einhält.

(4) Nicht gestattet ist insbesondere:

• die Weitergabe von Zugangsdaten an nicht autorisierte Personen;
• die Nutzung der Plattform zur Verarbeitung von Daten Dritter außerhalb des eigenen Unternehmens (kein Reselling);
• Reverse Engineering, Dekompilierung oder sonstige technische Analyse der Plattform;
• die automatisierte Massenabfrage von Daten (Scraping) ohne ausdrückliche Genehmigung.

(5) Alle Rechte, die nicht ausdrücklich eingeräumt werden, verbleiben beim Anbieter.

(1) Der Betreiber ist verpflichtet, seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor unbefugtem Zugriff Dritter zu schützen. Bei Verdacht auf Missbrauch ist der Anbieter unverzüglich zu informieren.

(2) Der Betreiber ist für die Rechtmäßigkeit der in der Plattform verarbeiteten Daten verantwortlich, insbesondere für das Bestehen einer geeigneten Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten gemäß Art. 6 DSGVO.

(3) Der Betreiber ist verpflichtet, seine Beschäftigten gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren. Der Anbieter stellt hierfür eine Muster-Informationsvorlage zur Verfügung.

(4) Der Betreiber ist verantwortlich dafür, dass die in der Plattform hinterlegten Daten korrekt und aktuell sind.

(5) Der Betreiber stellt sicher, dass er vor dem produktiven Einsatz der Plattform den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) akzeptiert hat.

(6) Der Betreiber ist verpflichtet, dem Anbieter Änderungen seiner Kontakt- und Rechnungsdaten unverzüglich mitzuteilen.

(7) Der Betreiber ist verpflichtet, vor Vertragsende die für seine eigenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (§147 AO, §257 HGB, §16 ArbZG) erforderlichen Daten über die Export-Funktion zu sichern (§ 4 Abs. 5 lit. a). Der Anbieter übernimmt keine Haftung für Daten, die nach Ablauf des Exportzeitraums nicht gesichert wurden.

(1) Der Anbieter wird die Klok-Plattform nach besten Kräften verfügbar halten. Eine bestimmte Verfügbarkeit wird nicht garantiert. Der Anbieter ist insbesondere nicht verantwortlich für Ausfälle, die auf höherer Gewalt, Internetausfällen, Ausfällen von Drittanbietern (insbesondere Supabase, Vercel, Cloudflare) oder anderen vom Anbieter nicht beeinflussbaren Umständen beruhen.

(2) Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform für Wartungsarbeiten vorübergehend einzuschränken. Geplante Wartungsfenster werden mindestens 24 Stunden im Voraus angekündigt und in der Regel außerhalb der Hauptnutzungszeiten (Mo–Fr 06:00–22:00 Uhr) durchgeführt.

(3) Der Anbieter behält sich das Recht vor, einzelne Funktionen der Plattform zu ändern, zu ergänzen oder einzustellen, sofern dies technisch oder wirtschaftlich erforderlich ist und dem Betreiber keine unzumutbaren Nachteile entstehen.

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten des Betreibers (Kontodaten, Zahlungsdaten) als Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Näheres regelt die Datenschutzerklärung unter klok-zeiterfassung.de/datenschutz.

(2) Soweit der Anbieter im Rahmen der Nutzung der Klok-Plattform personenbezogene Daten der Beschäftigten des Betreibers verarbeitet, handelt er als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Grundlage dieser Verarbeitung ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der Bestandteil des Vertrags ist und bei der Registrierung akzeptiert wird.

(3) Der Betreiber bestätigt mit der Registrierung, dass er den AVV gelesen, verstanden und akzeptiert hat. Der AVV ist jederzeit unter klok-zeiterfassung.de/avv abrufbar.

(4) Ohne gültigen AVV ist die Nutzung der Klok-Plattform zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten nicht zulässig.

(5) Das Verfahren zur Löschung und Rückgabe personenbezogener Daten bei Vertragsende und beim Ausscheiden einzelner Beschäftigter richtet sich nach § 12a des AVV. Der Betreiber nimmt zur Kenntnis, dass bestimmte Daten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten in anonymisierter Form über das Vertragsende hinaus aufbewahrt werden müssen.

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen.

(2) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), begrenzt auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.

(3) Die Gesamthaftung des Anbieters für leichte Fahrlässigkeit ist je Schadensereignis auf den Betrag begrenzt, den der Betreiber in den 12 Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis als Nettovergütung an den Anbieter geleistet hat.

(4) Die Haftungsbeschränkungen gelten nicht bei arglistigem Verschweigen eines Mangels, bei Übernahme einer Garantie sowie bei Ansprüchen nach dem Produkthaftungsgesetz.

(5) Der Anbieter haftet nicht für:

• den Verlust von Daten, soweit dieser auf einer Verletzung von Datensicherungspflichten des Betreibers beruht;
• Schäden durch fehlerhafte oder unvollständige Dateneingaben des Betreibers;
• Schäden durch Ausfälle sorgfältig ausgewählter Drittanbieter (Supabase, Vercel, Cloudflare, Stripe);
• entgangenen Gewinn oder mittelbare Schäden, sofern diese nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen.

(6) Der Betreiber ist verpflichtet, Schäden so gering wie möglich zu halten (Schadensminderungspflicht).

(1) Alle Rechte an der Klok-Plattform, insbesondere Urheberrechte, Markenrechte und sonstige gewerbliche Schutzrechte, verbleiben beim Anbieter oder den jeweiligen Rechteinhabern.

(2) Der Betreiber erhält lediglich das in § 6 beschriebene Nutzungsrecht. Er erwirbt keine Eigentumsrechte an der Software oder ihren Bestandteilen.

(3) Der Betreiber räumt dem Anbieter das Recht ein, die vom Betreiber in die Plattform eingegebenen Daten ausschließlich zum Zweck der Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen zu verarbeiten.

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von 4 (vier) Wochen zu ändern. Änderungen werden dem Betreiber per E-Mail mitgeteilt.

(2) Widerspricht der Betreiber den geänderten AGB nicht innerhalb der 4-Wochen-Frist durch Kündigung des Vertrags, gelten die Änderungen als akzeptiert. In der Ankündigungs-E-Mail wird ausdrücklich auf dieses Widerspruchsrecht und die Folgen des Schweigens hingewiesen.

(3) Im Falle eines Widerspruchs hat der Betreiber das Recht, den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der geänderten AGB zu kündigen. Bereits gezahlte Beträge für den Zeitraum nach der Kündigung werden anteilig erstattet.

(4) Änderungen, die lediglich der Klarstellung dienen oder für den Betreiber ausschließlich vorteilhaft sind, können ohne Ankündigungsfrist in Kraft gesetzt werden.

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle ihnen im Rahmen der Vertragsbeziehung bekannt gewordenen vertraulichen Informationen geheim zu halten und nicht an Dritte weiterzugeben, es sei denn, dies ist zur Erfüllung des Vertrags erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben.

(2) Als vertraulich gelten insbesondere: Zugangsdaten, Geschäftsdaten des Betreibers, Mitarbeiterdaten sowie technische Details der Plattform.

(3) Die Vertraulichkeitspflicht gilt auch nach Beendigung des Vertrags für einen Zeitraum von 3 Jahren.

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Leipzig, sofern der Betreiber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.

(4) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform (E-Mail genügt), soweit in diesen AGB nichts anderes bestimmt ist.

(5) Die aktuelle Fassung dieser AGB ist jederzeit unter klok-zeiterfassung.de/agb abrufbar.

(6) Informationen zur Online-Streitbeilegung: Die EU-Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung bereit: https://ec.europa.eu/consumers/odr. Der Anbieter ist nicht verpflichtet und nicht bereit, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen, da diese AGB ausschließlich gegenüber Unternehmern gelten.