Zeiterfassung für die Gastronomie: Stempeluhr, Dienstplan und Zuschläge in einem

Von Florian Alber, Gründer von Klok · Zuletzt geprüft am 22.10.2026

Was muss ich in der Gastronomie erfassen?

Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit jeder Person, jeden Tag. Das gilt für Vollzeitkräfte genauso wie für Aushilfen und Minijobber.

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen (BAG, 1 ABR 22/21). Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Eine bestimmte Form schreibt der Beschluss nicht vor.

Für die Gastronomie gilt schon länger eine genauere Regel: Wer Minijobber beschäftigt oder im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe tätig ist, muss Beginn, Ende und Dauer spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Dazu kommt § 16 Abs. 2 ArbZG für alle Stunden über acht am Werktag.

Ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums aus 2026 sieht eine grundsätzlich elektronische Erfassung vor. Das ist ein Entwurf, kein geltendes Recht. In Kraft ist davon nichts.

Wie funktioniert die Stempeluhr am Tablet?

Ein Tablet an der Theke oder am Personaleingang wird zum Terminal. Jede Person stempelt mit ihrer eigenen sechsstelligen PIN ein und aus, ein eigenes Handy braucht niemand. Ein Terminal ist im Basispreis enthalten.

Fällt das WLAN aus, speichert das Terminal die Stempel und schickt sie nach, sobald die Verbindung wieder steht. Wer seine Schicht vergisst auszustempeln, wird nach zehn Stunden Arbeitszeit automatisch ausgestempelt und kann die Zeit per Korrekturantrag berichtigen lassen.

Mehr dazu auf der Seite PIN-Terminal. Wie sich das Stempeln anfühlt, siehst du ohne Anmeldung unter Klok ausprobieren.

Wie zieht Klok Pausen ab?

Klok zieht die Mindestpause nach § 4 ArbZG rechnerisch ab, wenn sie nicht erfasst ist. Dein Team muss keine Pause stempeln. Dass die Pause tatsächlich genommen wird, stellst du sicher.

Das Gesetz verlangt bei mehr als sechs bis neun Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Die Pause muss im Voraus feststehen und darf in Abschnitte von mindestens 15 Minuten geteilt werden. Rechtlich zählt eine Unterbrechung also erst ab 15 Minuten als Pause, und länger als sechs Stunden am Stück darf niemand ohne Pause arbeiten (§ 4 ArbZG).

Klok rechnet mit der Zeit des ganzen Tages, also mit allen Schichten zusammen. Arbeitet jemand im geteilten Dienst von 11 bis 15 Uhr und von 18 bis 23 Uhr, rechnet Klok die Lücke dazwischen als Pause an. Sie ist länger als die geforderten 30 Minuten, also zieht Klok nichts mehr ab. Klok rechnet dabei jede Lücke zwischen zwei Schichten an, auch kürzere als 15 Minuten. Ob die Pause ab der Schwelle voll oder gleitend abgezogen wird, legst du einmal in den Pausenregeln fest. Die Regel gilt dann gleich für App, Zeitkonto und DATEV-Export.

Was gilt für Ruhezeit und Höchstarbeitszeit?

Zwischen zwei Arbeitstagen müssen mindestens elf Stunden Ruhe am Stück liegen (§ 5 Abs. 1 ArbZG). In Gaststätten und Beherbergungsbetrieben darf die Ruhezeit um bis zu eine Stunde kürzer sein, wenn du das innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen mit einer anderen Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgleichst (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Pro Werktag sind acht Stunden Arbeit erlaubt, bis zu zehn, wenn im Schnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG).

Im Dienstplan zeigt Klok einen Hinweis, wenn zwischen zwei Schichten nur zehn bis elf Stunden liegen, und sperrt im Wochenraster Schichten mit weniger als zehn Stunden Abstand. Am Terminal fragt Klok nach, wenn jemand vor Ablauf von elf Stunden wieder einstempelt. Bestätigt die Person, landet der Fall in der Liste der Ruhezeitverstöße. Bei zehn Stunden Arbeitszeit am Tag lässt das Terminal kein weiteres Einstempeln zu. Ob du eine verkürzte Ruhezeit später ausgeglichen hast, rechnet Klok nicht nach.

Wie rechnet Klok Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden?

Klok zählt die Stunden in den Zeitfenstern aus § 3b EStG: Im Monatsbericht siehst du Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden, getrennte Zeilen für 0 bis 4 Uhr, Heiligabend und 25./26.12./1.5. gibt es im DATEV-Export. Den Zuschlag in Euro rechnet dein Lohnbüro, Klok liefert die Stunden dafür.

Steuerfrei sind Zuschläge, die du zusätzlich zum Grundlohn zahlst, bis zu diesen Sätzen (§ 3b EStG):

• Nachtarbeit von 20 bis 6 Uhr: 25 %
• Nachtarbeit von 0 bis 4 Uhr, wenn die Arbeit vor Mitternacht begonnen hat: 40 %
• Sonntagsarbeit: 50 %
• Arbeit an gesetzlichen Feiertagen und am 31. Dezember ab 14 Uhr: 125 %
• Arbeit am 24. Dezember ab 14 Uhr, am 25. und 26. Dezember und am 1. Mai: 150 %

Steuerlich zählt dabei ein Grundlohn von höchstens 50 € pro Stunde. In der Sozialversicherung bleiben die Zuschläge nur frei, soweit der Grundlohn höchstens 25 € pro Stunde beträgt (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV).

Ein Beispiel: Schicht am Samstag von 18 bis 2 Uhr. Sechs Stunden liegen im Nachtfenster von 20 bis 6 Uhr. Die zwei Stunden nach Mitternacht weist Klok im DATEV-Export zusätzlich als Stunden von 0 bis 4 Uhr aus, weil die Schicht vor Mitternacht begann, und als Sonntagsstunden, weil sie auf den Sonntag fallen. Den Pausenabzug verteilt Klok anteilig auf alle Stundenarten.

Feiertage kennt Klok für alle 16 Bundesländer, Heiligabend ab 14 Uhr steht als eigene Zeile im DATEV-Export. Zwei Fälle wertet Klok noch nicht aus: Silvester ab 14 Uhr und die Regel aus § 3b Abs. 3 Nr. 2 EStG, nach der bei Arbeitsbeginn vor Mitternacht auch 0 bis 4 Uhr des Folgetags nach einem Sonn- oder Feiertag als Sonn- oder Feiertagsarbeit gilt. Diese Stunden gibst du deinem Lohnbüro selbst an.

Was ist mit Aushilfen, Minijobbern und geteilten Diensten?

Minijobber stempeln wie alle anderen. Die Verdienstgrenze liegt 2026 bei 603 € im Monat (§ 8 SGB IV). Klok zeigt dir die Stunden jeder Person im Monat, warnt aber nicht automatisch, wenn jemand die Grenze erreicht. Das prüfst du bisher selbst. Eine Warnung steht auf unserer Roadmap.

Aushilfen für die Saison legst du an und deaktivierst sie wieder, wenn sie nicht mehr kommen. Abgerechnet werden aktive Mitarbeiter. Geteilte Dienste am selben Tag behandelt Klok als einen Arbeitstag: Die Lücke zählt als Pause, und die Ruhezeit-Abfrage am Terminal kommt dazwischen nicht.

Wie plane ich den Dienstplan?

Mit dem Dienstplan (1 € je Mitarbeiter und Monat) planst du die Woche im Raster mit Schichtvorlagen für Küche, Service oder Bar. Du kopierst eine Woche in die nächste und veröffentlichst den Plan mit einem Klick. Dein Team sieht die eigenen Schichten in der Mitarbeiter-App und kann sie als Kalender abonnieren. Mehr unter Dienstplanung.

Was bekommt mein Steuerberater?

Mit dem DATEV-Export (0,50 € je Mitarbeiter und Monat) lädst du am Monatsende eine CSV-Datei mit den Stunden je Mitarbeiter und Lohnart herunter: normale Stunden, Nacht, Nacht von 0 bis 4 Uhr, Sonntag, Feiertag, die besonderen Feiertage und Heiligabend. Die Lohnarten ordnest du einmal den Nummern deines Steuerberaters zu. Klok macht keine Lohnabrechnung und liefert keine Datei im LODAS-Format, sondern die Stunden als CSV. Mehr unter Lohnexport und Zuschläge.

Was kostet Zeiterfassung für ein Restaurant mit 12 Leuten?

36 € im Monat für die Zeiterfassung (12 × 3 €), 54 € mit Dienstplan und DATEV-Export (12 × 4,50 €). Netto, ohne Grundgebühr und ohne Mindestlaufzeit, monatlich kündbar. Ein Terminal und ein Standort sind enthalten, jeder weitere Standort kostet 5 € im Monat inklusive Terminal. Die Einzelheiten stehen auf der Preisseite.

Rechenbeispiel: Zettel oder Excel gegen Klok

Annahme, keine Messung: Am Monatsende brauchst du pro Person etwa 15 Minuten, um Zettel einzusammeln, abzutippen, Pausen nachzurechnen und Nachtstunden zu zählen. Bei 12 Leuten sind das 3 Stunden im Monat. Setz hier deinen eigenen Wert ein.

• Zettel oder Excel: kein Softwarepreis, dafür rund 3 Stunden deiner Zeit im Monat (Annahme).
• Klok mit Dienstplan und DATEV-Export: 54 € im Monat, 648 € im Jahr. Abtippen und Nachrechnen fallen weg. Hinweise prüfen und Korrekturen freigeben bleibt deine Aufgabe.

Ob sich das rechnet, hängt davon ab, was dir eine Stunde Büroarbeit wert ist. In den 14 Tagen Test siehst du, wie viel Zeit es in deinem Betrieb tatsächlich spart.

Wie unterscheidet sich Klok von gastromatic und Ordio?

gastromatic und Ordio decken mehr rund ums Personal ab, zum Beispiel Lohnabrechnung und Personalakte. Sie rechnen mit Paket- oder Standortpreisen. Klok beschränkt sich auf Zeiterfassung, Dienstplan und die Stunden für den Steuerberater und rechnet je Mitarbeiter ab. Die Vergleiche mit Quellen und Abrufdatum: gastromatic oder Klok und Ordio oder Klok.

Diese Seite erklärt die Rechtslage nach bestem Wissen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.