Zeiterfassungspflicht: Was in der Gastronomie heute gilt

Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?

Ja. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht am 13.09.2022 entschieden (BAG, 1 ABR 22/21). Die Pflicht gilt für alle Betriebe, unabhängig von der Größe, und für alle Beschäftigten mit wenigen Ausnahmen wie leitenden Angestellten, also auch für Aushilfen, Minijobber und Teilzeitkräfte.

Für die Gastronomie war das allerdings nie ganz neu. Seit Jahren verlangt § 17 MiLoG für Minijobber und für alle Beschäftigten im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe genaue Aufzeichnungen mit Frist. Das Urteil hat die Pflicht auf alle anderen Branchen und Beschäftigten ausgedehnt.

Was hat das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden?

Im Verfahren ging es eigentlich um eine andere Frage: Darf ein Betriebsrat die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung verlangen? Das BAG hat das verneint, und zwar mit einer überraschenden Begründung. Der Arbeitgeber sei ohnehin gesetzlich verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfasst werden. Wo schon eine gesetzliche Pflicht besteht, hat der Betriebsrat kein Initiativrecht mehr.

Die Pflicht leitet das Gericht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab. Danach muss der Arbeitgeber für eine geeignete Organisation sorgen und die erforderlichen Mittel bereitstellen, um Sicherheit und Gesundheit seiner Beschäftigten zu schützen. Das BAG legt die Vorschrift im Licht des europäischen Rechts aus: Ohne Zeiterfassung lässt sich nicht kontrollieren, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.

Welche Rolle spielt das EuGH-Urteil von 2019?

Das BAG stützt sich auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.2019 (EuGH, C-55/18). Der EuGH hat entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die täglich geleistete Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann. Nur so lassen sich die Arbeitszeitrichtlinie und die Grundrechte-Charta wirksam durchsetzen.

Die drei Begriffe sind auch für deinen Betrieb ein guter Prüfstein. Objektiv heißt: Die Zeiten entsprechen dem, was tatsächlich gearbeitet wurde, nicht dem Dienstplan. Verlässlich heißt: Sie lassen sich nicht unbemerkt ändern. Zugänglich heißt: Mitarbeiter und Behörden können sie einsehen.

Was gilt nach Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz?

Zwei Gesetze regeln die Aufzeichnung schon länger, jeweils für einen Ausschnitt. Das Arbeitszeitgesetz verlangt in § 16 Abs. 2 ArbZG, dass du die Arbeitszeit aufzeichnest, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht, und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahrst. Das Mindestlohngesetz geht für bestimmte Gruppen weiter.

Warum gelten in der Gastronomie strengere Regeln?

Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe gehört zu den Branchen, die das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz besonders im Blick hat (§ 2a SchwarzArbG). Auf diese Liste verweist § 17 Abs. 1 MiLoG. Für Restaurants, Cafés, Bars, Hotels und Caterer heißt das: Du musst Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Person aufzeichnen, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag, und die Aufzeichnung mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Dieselbe Pflicht gilt für Minijobber in jeder Branche, außer im Privathaushalt. Wer also im Café zwei Aushilfen auf 603-Euro-Basis beschäftigt, war schon vor dem BAG-Beschluss voll aufzeichnungspflichtig.

Eine Ausnahme gibt es für gut bezahlte Beschäftigte: Nach § 1 MiLoDokV entfällt die Pflicht aus dem Mindestlohngesetz, wenn das regelmäßige Monatsentgelt brutto 4.461 Euro übersteigt, oder 2.974 Euro, wenn du dieses Entgelt nachweislich seit zwölf Monaten zahlst. Auch mitarbeitende Ehepartner, Kinder und Eltern des Inhabers sind ausgenommen. Die Lohnunterlagen, aus denen sich die Ausnahme ergibt, musst du bereithalten. Die allgemeine Pflicht aus dem BAG-Beschluss bleibt in beiden Fällen bestehen.

Was genau musst du aufzeichnen?

Für jede Person und jeden Arbeitstag drei Angaben. Pausen musst du nicht minutengenau stempeln lassen, aber die Dauer der Arbeitszeit ist nach dem Gesetz die Zeit ohne Ruhepausen. Aus deinen Unterlagen muss also hervorgehen, wie lang die Pause war.

• Beginn der Arbeit, zum Beispiel 16:58 Uhr
• Ende der Arbeit, zum Beispiel 23:41 Uhr
• Dauer der Arbeitszeit, also die Zeit dazwischen ohne Pausen

Dazu gehört, wer gearbeitet hat und an welchem Tag. Bei geteilten Diensten erfasst du jeden Abschnitt. Änderungen solltest du nachvollziehbar halten: Wer hat wann was korrigiert und warum? Das verlangt kein Gesetz wörtlich, aber genau danach fragt eine Prüfung, wenn Zeiten nachträglich geändert wurden.

Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?

Nach geltendem Recht nein. Weder das BAG noch das Arbeitszeitgesetz oder das Mindestlohngesetz schreiben eine bestimmte Form vor. Stundenzettel auf Papier, eine Excel-Tabelle oder eine Stempeluhr sind erlaubt, solange die Zeiten vollständig, rechtzeitig und richtig erfasst werden.

Du darfst das Aufschreiben auch an deine Mitarbeiter übertragen, etwa mit einem Stundenzettel, den jede Person selbst ausfüllt. Verantwortlich bleibst du als Arbeitgeber. In der Praxis scheitert Papier selten am Gesetz, sondern am Alltag: Zettel gehen verloren, werden am Monatsende aus dem Gedächtnis ausgefüllt oder sind nicht lesbar.

Was steht im Gesetzentwurf von 2026?

Das Bundesarbeitsministerium hat 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Ein Referentenentwurf ist die erste Stufe eines Gesetzgebungsverfahrens, kein geltendes Recht. Ob und in welcher Fassung daraus ein Gesetz wird, ist offen.

Laut Entwurf soll die Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch erfasst werden. Die Erfassung soll an Beschäftigte delegiert werden dürfen, Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, und laut Entwurf sind gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen, die kleineren Betrieben mehr Zeit geben. So berichtet es unter anderem der Händlerbund.

Wer kontrolliert die Zeiterfassung?

In der Gastronomie meist der Zoll. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) der Zollverwaltung prüft die Einhaltung des Mindestlohngesetzes (§ 14 MiLoG) und schaut sich dabei die Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG an. Du musst die Prüfung dulden, mitwirken und Einsicht in die Unterlagen geben, sonst ist das selbst eine Ordnungswidrigkeit (§ 21 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 MiLoG).

Die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes überwachen die Aufsichtsbehörden der Länder, je nach Bundesland Gewerbeaufsicht oder Amt für Arbeitsschutz (§ 17 ArbZG). Sie dürfen Arbeitszeitnachweise anfordern und den Betrieb während der Arbeitszeit betreten. Dieselben Behörden sind für den Arbeitsschutz zuständig und können nach § 22 ArbSchG anordnen, dass du eine Zeiterfassung einführst.

Welche Bußgelder drohen ohne Zeiterfassung?

Quellen: § 21 MiLoG, § 22 ArbZG, § 25 ArbSchG. Die Beträge sind Obergrenzen, die tatsächliche Höhe hängt vom Einzelfall ab. Für die allgemeine Pflicht aus dem BAG-Beschluss gibt es kein direktes Bußgeld: Die Behörde muss erst anordnen, dass du erfasst. Wer die Anordnung ignoriert, riskiert das Bußgeld nach dem Arbeitsschutzgesetz.

Teurer als das Bußgeld kann etwas anderes werden. Ohne saubere Aufzeichnung kannst du im Streit um Überstunden oder bei einer Mindestlohnprüfung kaum belegen, was wirklich gearbeitet wurde.

Wie setzt du die Pflicht im Gastrobetrieb um?

Checkliste für Restaurant, Café und Bar

1. Alle erfassen: Vollzeit, Teilzeit, Aushilfen, Minijobber, Azubis, auch Familienmitglieder, die angestellt sind.
2. Ein Verfahren festlegen: Stempeluhr, App oder Stundenzettel. Wichtig ist, dass es jeden Tag funktioniert, auch im Stress.
3. Beginn, Ende und Pausen täglich erfassen und spätestens nach sieben Tagen vollständig haben.
4. Pausen im Voraus festlegen, zum Beispiel im Dienstplan, und dafür sorgen, dass sie genommen werden.
5. Ruhezeiten von elf Stunden einplanen, besonders nach späten Schichten.
6. Korrekturen nur mit Grund und nachvollziehbar vornehmen.
7. Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren und bei einer Prüfung schnell vorlegen können.
8. Bei einem Wechsel des Systems die alten Daten exportieren und aufheben.

Wie du die Pausen richtig planst, steht im Ratgeber Pausenregelung in der Gastronomie. Was nach späten Schichten gilt, erklärt Ruhezeit: 11 Stunden zwischen zwei Schichten.

Wie hilft Klok bei der Zeiterfassungspflicht?

Wie sich das am Tablet anfühlt, kannst du ohne Anmeldung selbst ausprobieren. Was Klok speziell für Restaurants kann, steht auf der Seite Zeiterfassung für die Gastronomie, die Einzelheiten zum Terminal unter PIN-Terminal.